İdari İşler Uzmanı İş İlanı – Çayırova, Kocaeli

İş Tanımı

Şirketin idari, operasyonel ve araç lojistik süreçlerinin etkin şekilde yürütülmesini sağlamak; ofis düzeni, iletişim, araç–makine ve sigorta işlemleri ile İSG uygulamalarının koordinasyonunu gerçekleştirerek tüm birimlerin kesintisiz, güvenli ve verimli çalışmasına destek olmak.

Çalışma Saatleri : 08.30 – 17.30  cumartesi – pazar tatil

Nitelik ve Beceriler

Ofis içi tüm odaların, toplantı ve eğitim alanlarının günlük düzen, hijyen ve ekipman kontrollerini yapmak; giriş ve ortak alanlardaki malzeme ile cihazların çalışır durumda olmasını sağlamak; genel temizlik süreçlerini ve ofis güvenliğini denetleyerek tespit edilen uygunsuzlukları ilgili personele iletmek.
Şirket içi birimler ve dış paydaşlarla yapılan tüm resmi yazışmaları hazırlamak, düzenlemek, takip etmek ve doğru bilgi akışını sağlamak.
Dahili telefon hatlarını yönetmek, gelen çağrıları ve misafirleri doğru birimlere yönlendirmek; telefon, e-posta, posta ve kargo trafiğini koordine ederek tüm iletişim ve gönderim–teslim süreçlerini kayıt altına almak ve ilgili birimlerle paylaşmak.
Yöneticilere ve çalışanlara günlük idari destek sağlamak (toplantı, seyahat, konaklama vb.).
Şirket içi organizasyon ve çalışan toplantılarına destek vermek.
İdari raporlama, arşivleme ve dosyalama süreçlerini yürütmek.
Ofis ekipmanlarının (elektrik, su, yazıcı vb.) çalışırlığını kontrol etmek ve arızalarda gerekli aksiyonu almak.
Ofis masraf ve harcamalarını takip ederek ilgili birime raporlamak.
Personel KKD zimmetlerinin takibini yapmak; gerekli koruyucu ekipman, etiket ve malzemelerin tedarikini sağlamak; KKD sipariş, teslimat, stok ve kayıt süreçlerini bütüncül şekilde yönetmek.
İdari depo düzenini kontrol etmek, idari malzeme stok yönetimini yapmak ve gerekli tedarik süreçlerini yürütmek.
İdari malzeme ve hizmet ihtiyaçlarına yönelik satın alma süreçlerini yürütmek; teklif toplamak, onaya sunmak, sipariş ve teslimat süreçlerini takip etmek.
Araç tahsisi yapılan çalışanların kilometre takibini yapmak ve limit aşımı durumlarını raporlamak.
Araçların ve iş makinelerinin trafik, kasko, genel sigorta ve makine kırılma ve tamamlayıcı sağlık sigortası poliçelerine ilişkin tüm süreçleri yürütmek; teklif toplama, poliçe yenileme, hasar dosyalarının açılması, sigorta ve eksper firmalarıyla iletişimin sağlanması, hasar takip ve sonuçlandırma işlemlerini koordine etmek; tüm dokümantasyonun eksiksiz hazırlanmasını, arşivlenmesini sağlamak ve poliçelere ait ödeme dekontlarını Mali İşler Departmanı’na iletmek.
Araç muayene randevularını planlamak ve tamamlanmasını sağlamak.
Araç bakım süreçlerinde ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak ve araçların çalışır durumda olmasını takip etmek.
Şirket araçlarına ilişkin Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi (UTTS) kapsamında kayıt, güncelleme, iptal, ödeme, montaj ve ilgili idari süreçleri yürütmek, takip etmek ve gerekli koordinasyonu sağlamak.
Sahalara giriş görevlerini organize etmek ve gerekli izin süreçlerini yürütmek.
Daimi Liman Giriş Kartı başvuru ve takip süreçlerini yönetmek.
Araç parkı ve yürüyüş yollarının İSG kurallarına uygun güvenliğini sağlamak.
İnsan Kaynakları Departmanı’na dokümantasyon ve kayıt süreçlerinde destek olmak.
Trafik cezalarının kaydını tutmak, tablolaştırmak ve İnsan Kaynakları Departmanı’na iletmek.
Şirkete ait kiralık evlerle ilgili abonelik, fatura ve ihtiyaç süreçlerini takip etmek.
Temizlik, güvenlik ve idari şoför personelinin görev, sorumluluk ve mesai takip süreçlerini yürütmek.
Noter işlemleri dâhil tüm yasal evrak süreçlerini yürütmek.
Merkez Ofis’ten diğer lokasyonlara yapılan malzeme gönderimlerini organize etmek ve zimmet kayıtlarını takip etmek.
Yemek ve servis firmalarıyla iletişimi sağlamak ve süreçlerin düzenli yürütülmesini takip etmek.
Atık ve hurda süreçlerini prosedüre uygun şekilde organize etmek ve yürütmek.
Üst yönetimin talep edeceği organizasyonlara destek vermek.

İş Bilgileri

• Meslek: İdari İşler Uzmanı
• Çalışma Şekli: Tam Zamanlı / Daimi
• Açık Pozisyon: 1
• Lokasyon: Kocaeli / Çayırova
• Başvuru Kapsamı: İlçe Geneli
• Öğrenim Durumu: En az Önlisans
• Azami Öğrenim: Lisans
• Son Başvuru Tarihi: 11.11.2026